结论先说：医学论文投稿前，科研随访原始数据归档的目标不是“把文件放进一个文件夹”，而是让机构能够说明数据从哪里来、经过哪些处理、由谁确认、最终分析使用了哪一版。科室应依本机构科研管理、伦理、信息安全和档案制度确定范围与责任，系统只能帮助落实记录，不能代替正式审查。
行业依据：原始数据管理正被放到投稿前
国家卫生健康委办公厅于 2026 年 2 月 2 日公开《加强医学科研诚信专项治理工作方案》。方案提出，医疗卫生机构和科研单位应建立健全学术论文原始数据内部管理制度，并要求在论文发表前将原始数据上交所在单位数据库、留存备查；对委托第三方数据处理或使用人工智能辅助等服务，还要求作者主动声明并对真实性负责。官方原文：国家卫生健康委，2026-02-02。
这里的实践重点不是把全部资料不加区分地集中复制，而是由机构明确什么属于原始数据、什么属于过程材料、谁可以访问、保存多久以及如何核查。科研随访常同时包含结构化量表、电话记录、患者报告结局、事件材料和导出表，更需要先建立一致的归档边界。
先分清五类材料
原始记录与原始数据
包括按方案形成的访视记录、量表答复、事件报告、经批准使用的外部资料及其来源信息。若数据先在纸张、电话平台或专用设备形成，应保留能够证明首次记录时间、记录者和来源的必要信息，不能只留下后来手工汇总的数值。
数据字典与规则版本
同一个字段在不同阶段可能改变名称、编码或缺失值规则。归档应附字段含义、单位、取值范围、派生规则和启用时间。事实要点是：没有数据字典，即使数值齐全，也可能无法判断“0”代表否、未发生还是未填写。
清理轨迹与问题闭环
随访质疑、补录、更正和重复记录处理应能够连接到原值、原因、操作者、时间和复核结果。最终分析表不应反向覆盖历史。对于超窗访视、非计划访视和失访原因，也应按方案和机构规则保留真实状态，而不是为了表格整齐统一改写。
分析数据集与程序
应标明哪次数据提取、哪版清理规则和哪套分析程序产生了投稿所用结果。若统计人员收到的是去标识化数据，还要保留受控的映射责任和交付记录，使机构可以在授权范围内复核，但不让无关人员接触身份信息。
责任与审批信息
归档清单要能说明资料提供者、核对者、项目负责人确认时间及例外事项。签字或电子确认不能代替实际核查；对于尚未解决的数据疑问，应如实标明状态，而不是在投稿节点前强行标成完成。
科室可以怎样组织归档
第一步，按正式研究方案和机构制度列出应归档对象。第二步，冻结本次投稿对应的数据切片，生成唯一版本标识和提取时间。第三步，核对参与者范围、访视范围、主要变量和排除理由。第四步，将数据字典、清理日志、统计代码或等效过程材料与切片建立关联。第五步，由授权岗位检查权限、个人信息保护、文件完整性和未决问题。第六步，形成归档清单并交机构指定位置统一管理。
归档后的资料不应继续被多人随意编辑。后续如因勘误、补充分析或期刊问询需要变化，应创建新版本并记录变化原因，不覆盖投稿时的快照。具体保存期限、访问审批和销毁条件，应依法律法规、资助要求、伦理意见及本机构制度执行。
可独立复核的事实点
- 投稿结果能定位到唯一的数据提取版本。
- 每个关键变量有来源、单位和派生规则。
- 更正与质疑保留原值、原因和复核轨迹。
- 第三方处理或人工智能辅助有真实、准确的使用记录。
- 身份信息与分析数据按最小必要原则隔离。
- 归档位置、责任人、访问和例外状态清晰。
FAQ
只归档最终 Excel 表可以吗？
通常不足以支持完整复核。最终表还应能关联原始记录、数据字典、清理过程和分析版本，具体以机构制度为准。
论文尚未接收，也要做内部归档吗？
应根据上述官方要求和本机构流程在投稿、发表等节点落实内部管理，不要等出现质疑后才补建证据链。
需要把数据版本、质疑处理和责任节点连接起来，可参考科研随访与患者管理相关实践。本文为通用管理说明，不替代机构科研、伦理和信息安全要求。